Hoe rapporteer je CO2-uitstoot van werknemers?
26 mrt. 2024
Update: we hebben een speciale kennispagina ingericht over dit onderwerp!
Vanaf 1 januari 2024 is het voor bedrijven en overheidsinstellingen met 100 of meer werknemers verplicht om de CO2-uitstoot veroorzaakt door zakelijke reizen en woon-werkverkeer van hun werknemers te rapporteren. Dit maakt deel uit van de afspraken gemaakt in het Klimaatakkoord van 2019, met als doel de totale CO2-uitstoot te verminderen. Hoe je dit aanpakt en wat dit betekent voor het woon-werkverkeer, wordt verder toegelicht.
De basis
De verplichting om CO2-uitstoot te rapporteren geldt voor werknemers die minimaal 20 uur per maand werken, exclusief uitzendkrachten en vrijwilligers. Bedrijven zonder autoverstrekking of reisvergoeding zijn vrijgesteld. Het rapporteren omvat jaarlijkse kilometers per werknemer, zonder vlieg- en bootreizen, specificeert het brandstoftype en onderscheidt tussen woon-werk en zakelijk verkeer. Persoonsgegevens blijven buiten deze rapportage.
Hoe rapporteer ik?
Om de CO2-uitstoot te rapporteren, voer je de kilometers in op een digitaal formulier via de website van de RVO. Hiervoor is eHerkenning nodig. Het berekenen van de CO2-uitstoot zelf is niet vereist; de rapportage met inzicht en tips voor verduurzaming wordt automatisch gegenereerd. Na indiening worden de gegevens door de omgevingsdienst gecontroleerd.
Vanaf wanneer moet je rapporteren?
De invoering van de wet 'Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit' is gepland voor 1 januari 2024, als onderdeel van de Omgevingswet. Ondanks eerdere vertragingen, wordt verwacht dat de CO2-rapportageverplichting vanaf deze datum van kracht zal zijn, met een jaarlijkse rapportagedeadline op 1 juli voor de gegevens van het voorgaande jaar. De eerste rapportage moet dus uiterlijk op 30 juni 2025 worden ingediend. Het systeem voor vrijwillige rapportage is nu al beschikbaar.
Je systeem aanpassen
Je kan starten door nu je declaratiesysteem aan te passen. Zorg dat bij elke declaratie het vervoersmiddel, brandstoftype en gereden kilometers duidelijk is. Dit omvat ook kilometers gemaakt met fietsen, motoren, en brommers. Voor werknemers die openbaar vervoer of deelvervoer gebruiken, kunnen contractuele overzichten helpen deze data om te zetten in kilometers. Voor zakelijk en woon-werkverkeer is het belangrijk een systeem te hebben dat deze gegevens accuraat bijhoudt, inclusief het onderscheid tussen zakelijke en privékilometers bij gebruik van een auto van de zaak. Greenreporting kan je hiermee helpen!
Voldoen aan verplichtingen
Zorg ervoor dat je rapportage voldoet aan deze eisen, en blijf op de hoogte van eventuele veranderingen in de wetgeving.
De RVO biedt werkgevers een praktische handleiding met strategieën voor het verzamelen van CO2-uitstootgegevens, inclusief digitale formulieren en enquêtevoorbeelden. Daniël Sternfeld van PwC suggereert dat veel bedrijven waarschijnlijk zullen kiezen voor jaarlijkse schattingen, gebaseerd op weekgemiddelden vermenigvuldigd met 45 werkweken. Hij waarschuwt dat dit benaderingen risico's kunnen inhouden, vooral als specifieke CO2-limieten voor sectoren of werkgevers worden ingesteld, wat een nauwkeurigere meting van de uitstoot noodzakelijk maakt. Bij Greenreporting kan je alles accurater meten.
Door deze stappen te volgen, kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan regelgeving en verwachtingen op het gebied van duurzaamheid, maar ook bijdragen aan een vermindering van de algehele CO2-uitstoot. Dit versterkt het duurzame imago van het bedrijf en ondersteunt de wereldwijde inspanningen tegen klimaatverandering. Hierdoor scoor je goed op het gebied van ESG en MVO en loop je vooruit op de aankomende CSRD regelgeving.
